Gestionnaire du traitement administratif et de la numérisation du courrier H/F

Positionnement et organisation :

Le Service Accueil Accès aux Droits (SAAD) est composé 5 missions (47 agents et 5 encadrants) : accueil du public, numérisation du courrier entrant, traitement administratif, Prestation de Compensation de l’Handicap (PCH) et fonds de compensation et Etablissements médico-sociaux.

Les missions numérisation et traitement administratif sont mutualisées.

Mission :

Vous avez pour missions : 

• Missions principales :

• traitement administratif :

-          réceptionner des demandes et vérifier de la complétude ;

-          saisir des informations sur l’applicatif dédié et délivrer un accusé de réception ;

-          instruire les dossiers administratifs selon la procédure en vigueur et les règles propres à chaque type de prestation, réclamation des pièces administratives complémentaires ;

-          mettre en œuvre des décisions : envoi de la notification aux demandeurs et aux organismes chargés  de leur mise en œuvre.

• Numérisation:

-          réceptionner le courrier, trier, ouvrir les plis et enveloppes ;

-          vérifier les informations administratives des usagers dans GENESIS ;

-           alimenter des tableaux de suivi pour les sorties du stock tampon ;

-          préparer les documents à la numérisation ;

-          sortir du stock des dossiers avec anomalie à la numérisation ;

-          numériser des documents (utilisation de l’outil MULTIGEST) ;

-           contrôler des documents numérisés ;

-          entretien du matériel après utilisation ;

-          détecter des éventuels dysfonctionnements et anomalies (liés au matériel ou aux procédures) et transmission au responsable de la numérisation ou à la coordinatrice ;

-          participer à la mise en place d’une politique d’amélioration du process de numérisation.

• accueil téléphonique et physique :

-          accueillir les usagers tant par téléphone qu’en physique (accueil de niveau 2) ;

-          répondre de manière efficiente et alerter si nécessaire.

• Missions secondaires :

-          stocker des documents numérisés dans un stock temporaire (pour destruction au-delà du délai de conservation et versement aux archives départementales) ;

-          assister l’agent polyvalent des moyens généraux dans ses différentes missions ;

-           participer à la plateforme mail, veiller à apporter des réponses de qualité sur l’état d’avancement d’un dossier auprès des usagers et des différents partenaires de la MDPH.

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.

Compétences requises :

Savoirs :

• connaissances techniques dans le domaine de la numérisation de documents appréciées ; 
•  connaissances administratives fondamentales ;
• connaissances des outils bureautiques (word, excel) ;
• connaissance des droits et prestations et de la loi du 11 février 2005.

Savoir-faire :

• respect des procédures mises en place ;
• utilisation de l’outil ;
• connaissance de GENESIS appréciée  ;
• maîtrise de l’outil informatique.

Savoir-être :

• rigueur et rapidité d’exécution ;
•  sens de l’organisation ;
• esprit d’équipe ;
• entre-aide ;
• discrétion ;
• confidentialité ;
• aisance orale et rédactionnelle ;
• dynamisme et réactivité ;
• facilités relationnelles ;
• capacité de concentration.